Hvordan balanserer du mange ulike prosjekter samtidig?

Som kunstner og kreativ gründer er det lett å ha mange baller i luften samtidig. Det kan være tilfredsstillende å arbeide på ulike prosjekter, og å bevege seg mellom dem. Men det kan også bli overveldende. 

For hva skal du gjøre når? Hvilket prosjekt kommer først? Hva arbeider du på fordi det er meningsfylt kunstnerisk sett? Og hva arbeider du med som gjør at pengene kommer inn? Når jobber du kunstnerisk og kreativt, og når jobber du med administrasjon, markedsføring, søknadsskriving og økonomi?

I bedrifter der det er mange ansatte, så har man jo fordelt disse ulike rollene på flere mennesker. Når du driver din egen business, så gjør du alle oppgavene selv. I hvert fall i starten.

Del dagen i to

Et av de grepene jeg selv har tatt, og kanskje det som har hjulpet meg mest, er å dele dagen i to. Noen ganger velger jeg å skape første halvdel av dagen, og så gjennomføre alt det praktiske business arbeidet andre halvdel av dagen. I andre perioder bytter jeg om på de to. Det avhenger av hvilken type prosjekter jeg arbeider med. Fokus ligger alltid på å skape så stor frihet som mulig i det kunstneriske og kreative arbeidet, og innordne praktiske oppgaver under dette.

Du kan stille deg selv følgende spørsmål:

Er det best å få alle de praktiske oppgavene unnagjort, slik at du har resten av dagen til kun å skape? Eller er det bedre å bruke hjernen når den er mest uthvilt og frisk på å skape så mye som du kan, og så sette av resten av ettermiddagen til praktiske gjøremål? Kanskje får du svar når du stiller deg selv dette spørsmålet. Hvis ikke, så må du teste det ut. Test det ut i en litt lengre periode, før du tar en beslutning. For eksempel to uker. Det handler om å finne ut av hva som tjener deg best i ditt kunstneriske og kreative virke over tid.

Noen klarer ikke å gjøre det på denne måten. De må ha hele dagen til kun å være i den skapende boblen. Hvis du har det slik, så er det bedre å sette av hele dager til kunstnerisk og kreativt arbeid, og så hele dager til business og administrasjon. Kanskje har du kommet et sted hvor du kan ha tre dager i uken til å skape, og så to dager i uken hvor du må jobbe intensivt med markedsføring, salg, søknadsskriving, økonomi og alle de andre oppgavene.

Møter og avtaler

Når skal du legge møter og avtaler, og hvor? Her handler det om hvor du jobber fra. Hvis du bor midt i byen, og møtet er 10 minutter fra der du bor, så kan du jo legge inn et lunsjmøte. Hvis du jobber i et gründer fellesskap, så kan du gjøre det samme. Legg møtene til stedet der du er, eller til en kafé eller lunsjrestaurant i nærheten. Hvis du bor litt unna, så legg møtene på ettermiddagen. La aldri et møte, selv om det er viktig, forstyrre din daglige kreative prosess. Den er viktigst! Det du skaper hver eneste dag, er det som lager fremdrift i prosjektene dine.

Jeg har valgt å bo langt ute på landet, omgitt av skog og vakker natur, med kort vei til havet. Likevel kan jeg kjøre inn til byen på en halv time, eller ta toget. Ofte legger jeg møtene på slutten av dagen, og kombinerer dem med en kulturopplevelse eller en middag med venner og mine kjære. På den måten slipper jeg å få stykket opp arbeidsdagen, og det koster meg kun én tur inn til byen – som likevel er noe som skal skje den dagen.

Fokus og konsentrasjon

For noen år siden leste jeg en forskningsartikkel om fokus og konsentrasjon. Den dokumenterte at mennesker som blir forstyrret på arbeidsplassen i løpet av arbeidsdagen, uansett årsak, bruker opp til 20 minutter for å komme tilbake inn i konsentrasjonen på den oppgaven de arbeidet med før forstyrrelsen inntraff. Jeg snakket i etterkant med en HR-direktør for en stor bedrift om dette. Jeg fortalte at jeg normalt arbeider intensivt i 3 timer om formiddagen, og tar en solid pause midt på dagen. Så arbeider jeg intensivt i 3 timer om ettermiddagen. Etter det er arbeidsdagen over, med mindre det er intensive perioder med mye overtidsarbeid.

Det overrasket meg da hun svarte at det er mye mer produktivt enn de gjør det i store bedrifter. I store bedrifter forstyrres mennesker hele tiden av avbrytelser. De kommer fra medarbeidere som trenger svar på ulike spørsmål, og fra utenforstående situasjoner som gjør at man ikke får gjennomført oppgavene slik man skal. I tillegg kommer utallige møter.
Dette skal du utnytte som kunstner og kreativ grender! Friheten til å legge opp din egen arbeidsdag, og til å planlegge møtene der det passer for deg – er gull verdt! Du kan ha langt større produktive kapasitet på den måten, enn det man får til på større arbeidsplasser.

E-post, meldinger og sosiale medier

Vær disiplinert med tiden du bruker på å lese e-post, meldinger, og i sosiale medier. Har du satt på alarm hver gang du får en e-post eller melding? Skru den av! Ikke la det styre deg. Hvis du skaper første halvdel av dagen, så kan du vente til klokken 12:00 med å svare på e-poster og meldinger. Så kan du legge inn et nytt punkt på slutten av dagen hvor du også leser e-post og meldinger. Hold deg til dette! Hvis du går på nettet hele tiden for å svare på alle henvendelsene, så skaper det altså opp til 20 minutters forstyrrelse på det arbeidet du er midt i.

Ja, du skal følge opp kundehenvendelser og spørsmål om oppdraget. Men du er ikke legevakten! De klarer seg noen timer uten å få svar fra deg. Hvis du er frilanser og lever av å få oppdraget utenfra, så kanskje du også må legge inn et punkt på kvelden der du leser e-post og meldinger. Poenget er å skape en disiplin som gjør at du setter alt dette til side når du er midt i den skapende og administrative boblen.

Hvordan balansere mange oppgaver?

Hvis du har mange prosjekter gående samtidig og alle er definert som like viktige, så kan du ha skapt et problem for deg selv. Det er krevende for hjernen å fordype seg i mange vidt forskjellige prosjekter samtidig. Jeg er selv multikunstner, og har normalt mange baller i luften. Likevel fokuserer jeg på et prosjekt av gangen, som det viktigste prosjektet! Det handler om å gi nok plass til fordypning. Men det handler også om å ikke spenne bein på deg selv som kreativ gründer. Du kan gjerne sette i gang flere prosjekter og har et par hengende i luften som du er innom en gang imellom. Men sørg for å definere et av dem som hovedprosjektet. Gjør det helt ferdig før du går videre til å definere det neste prosjektet som hovedprosjektet.

Hvordan ser dette ut i hverdagen?
Hvis du er i en dyp kunstnerisk og kreativ prosess på et prosjekt, så kan du arbeide med noe du allerede kan resten av tiden. Noe som ikke krever så mye nyskapende energi og dermed hjernekapasitet fra deg. For meg kan det ser slik ut: hvis jeg arbeider med et dypt kunstnerisk prosjekt, enten det er å skrive en ny bok eller å utforske et helt nytt kunstnerisk felt som jeg aldri har arbeidet med før, så leverer jeg konserter for barna med en konsertforestilling som jeg har spilt mange hundre ganger før. Den er kjent. Det er lett å booke en forestilling, og det er lett å reise ut med krystallskålene og de andre instrumentene, og spille forestillingen. Alle handlingene som handler om forberedelse, oppvarming av stemme og kropp, reisen til spille stedet og gjennomføring av konserten, er kjent. Jeg bruker ikke i nærheten så mye hjernekapasitet på det som jeg gjør på å skape helt nye ting.

Slik kan du kombinere flere ulike prosjekter samtidig.